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Aprende cómo tener una reunión virtual con Teams de Outlook

 

En tiempos de teletrabajo, la plataforma Teams de Office 365 puede ser un gran aliado para potenciar la comunicación a distancia con tu equipo laboral.

A diferencia de otras aplicaciones, Teams es una herramienta de nivel empresarial totalmente privada y segura para comunicarte libremente con los miembros de tu organización.

Las reuniones se agendan en el calendario de Outlook y estas pueden ser grabadas, para que posteriormente las puedan ver aquellas personas que no pudieron conectarse, perdieron su conexión a Internet, o cualquier otro inconveniente.

Comunícate con tu equipo a través del computador u ordenador

Para agendar una reunión vía Teams tendrás que dirigirte a tu cuenta de Outlook y hacer clic en la opción “Calendario”. En el menú superior, selecciona “Nueva reunión de Teams”, y rellena el día y hora que quieres convocar a tu equipo.

 

 

Por defecto, la plataforma pondrá como ubicación “Reunión de Microsoft Teams”. También, de manera automática, la convocatoria vendrá con el mensaje “Unirse a reunión de Microsoft Teams”.

Ahora, solamente queda escribir el título de la reunión, añadir a los participantes y hacer clic en enviar.

¿Cómo unirme a una reunión de Teams?

Una vez que comience la reunión en el horario y fecha agendada, solamente tendrás que hacer clic en el botón “Unirse a reunión de Microsoft Teams” que aparecerá en el menú superior. Otra opción sería apretar el botón, con el mismo texto, que verás en la parte inferior izquierda.

Antes de comenzar, tendrás que activar la cámara y el micrófono (si es que la reunión contempla audio e imagen). Para no distraer a los demás invitados, podrás difuminar tu fondo, para que la cámara solamente te enfoque a ti. Si tienes un gato revoloteando por tu espacio de trabajo, nadie lo notará.  

También, Microsoft Teams ofrece subtítulos automáticos en inglés para aquellas personas que no entiendan el lenguaje oficial de la reunión. Desde ya, te advertimos que la traducción podría demorar en aparecer.

En el menú flotante verás un botón con tres puntos suspensivos “…”; y al apretar “Activar subtítulos en directo”, ya podrás contar con esta herramienta.

En el mismo menú, podrás ver un ícono con una pantalla y una flecha hacía bajo (similar al ícono de descargar). Al hacer clic aquí, todos los participantes podrán ver el escritorio de tu computador. Para sacar esta opción y volver a la imagen de tu cámara, tienes que pulsar el mismo botón, solo que ahora tendrá una cruz.

Me gustaría grabar mi reunión ¿cómo lo hago?

Al hacer clic en los tres puntos suspensivos “…” del menú flotante, veremos la opción “Iniciar grabación”.

Una vez finalizada la reunión, Teams te enviará el enlace de la grabación al correo electrónico y aparecerá en el chat de la reunión. Para evitar malentendidos o un posible problema, avísale a todos los participantes que están siendo grabados.

El enlace de la grabación te llevará a Microsoft Stream, en esta plataforma podrás ver y buscar todas las grabaciones y videos de Office 365.

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